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Questions

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Règlement général – Article 2 : Modalités relatives aux instances

2.1 – Assemblées générales et consultations écrites

2.1.1 – Assemblées générales

Deux mois au plus tard avant l’Assemblée générale, le Conseil d’administration adopte les résolutions qui seront présentées aux associés, les modalités de vote si elles ne sont pas définies aux statuts ou au règlement général, et la période pendant laquelle les associés peuvent exercer leur droit de vote, laquelle ne peut être inférieure à quinze jours.

La convocation des associés à l’Assemblée générale s’effectue par publication sur le site internet de la société et par avis inséré dans deux journaux d’annonces légales : LIBERATION et LA CROIX. En cas de déclassement d’un ou des journaux cités, il leur sera substitué un ou deux journaux dans l’ordre suivant, en fonction du ou des déclassements qui seraient intervenus : L’HUMANITE, LES ECHOS, LIAISONS SOCIALES, LES PETITES AFFICHES, LA LOI, LE QUOTIDIEN JURIDIQUE. L’avis est publié au moins quinze jours avant la date de l’Assemblée générale.

Le Gérant adresse également à chaque associé, une convocation individuelle, par lettre simple envoyée par voie électronique, ou par correspondance si ce dernier en a fait préalablement la demande, dans les conditions de l’article 15.2 des statuts, 15 jours au moins avant la date de l’Assemblée générale.

Pour le vote à distance, qu’il soit par voie électronique ou par correspondance, le Gérant prend des dispositions pour assurer l’information des associés votants et les modalités techniques garantissant la confidentialité du vote et la sécurité des opérations, selon les meilleurs standards correspondant à l’état de l’art.

Le vote à distance est clos le dernier jour ouvré précédant la tenue de l’Assemblée générale annuelle à 18 heures (heure de Paris) et le vote en séance au plus tard à l’heure où le Président la déclare close.

Le dépouillement est effectué en présence des scrutateurs désignés en séance à l’Assemblée générale.

2.1.2 – Vote électronique

L’associé ou le mandataire unique désigné par les copropriétaires d’une part sociale indivise, a la possibilité d’opter pour le vote électronique à distance dès lors qu’il en a fait la demande au plus tard trois mois avant la date de l’Assemblée générale ou le début de la consultation écrite ou du scrutin.

Cette option vaut pour toutes les Assemblées générales futures, consultations écrites et les élections des instances élues.

L’associé, ou le mandataire unique désigné, peut toutefois expressément revenir sur son choix à tout moment et au plus tard trois mois avant la date de l’Assemblée générale ou du début de la consultation ou du scrutin, si le vote par correspondance est proposé selon les modalités définies par le Conseil d’administration.

2.2 – Conseil d’administration

2.2.1 – Élections

L’appel à candidatures des membres du Conseil d’administration est effectué pendant une durée d’un mois sur le site internet de la société et débute au plus tard quatre mois avant l’expiration des mandats des administrateurs. Les associés sont informés de l’appel par l’envoi de messages électroniques et la publication de l’appel sur tous médias utilisés par la société.

Tout associé satisfaisant aux conditions énoncées à l’article 16 des statuts peut se porter candidat aux sièges réservés du Conseil d’administration correspondant à l’activité artistique qu’il exerce à titre principal.

Le Gérant vérifie, par tout moyen, la validité des candidatures et s’assure que l’activité choisie par chaque candidat correspond, au jour de l’arrêt de la liste, à son activité artistique principale réelle, en se référant au besoin notamment, à sa carrière, à la qualité retenue lors de son admission à la société ou aux droits perçus auprès de la société au cours des cinq dernières années. Il peut affecter un candidat à la liste des candidats d’une autre activité artistique. Il en informe le candidat concerné.

Huit jours après la date limite d’envoi des candidatures, le Gérant arrête la liste des candidats.

La société est dégagée de toute responsabilité du fait de la non publication des candidatures reçues après l’arrêt de cette liste.

Il est ensuite ouvert une période de scrutin, d’un mois, expirant le dernier jour ouvré précédant la tenue de l’Assemblée générale annuelle, à l’issue de laquelle aucun vote ne peut plus être pris en compte.

La liste des participants au vote est arrêtée au plus tôt trois mois et au plus tard deux mois avant la date d’ouverture du scrutin.

Le scrutin et le dépouillement se déroulent selon les conditions prévues pour l’Assemblée générale

Sont élus les candidats qui ont recueilli le plus de suffrages dans la limite des postes à pourvoir dans chaque catégorie d’activité artistique et des postes réservés.

Dans le cas où plusieurs candidats au poste d’administrateur recueilleraient le même nombre de voix, l’élection se fera par tirage au sort en présence de l’huissier en charge des opérations de vote.

A l’issue du dépouillement, l’huissier en charge des opérations de vote établit un constat indiquant les candidats élus. Ce constat est adressé à la société. Le Gérant publie ensuite les résultats des élections dans les quinze jours suivant le dépouillement.

Aucune irrégularité relative aux élections ne peut être invoquée dès lors qu’elle est couverte au moment où une juridiction est appelée à se prononcer sur celle-ci, ou que celui qui l’invoque n’établit pas qu’elle lui a fait grief.

Toute action concernant la validité du scrutin doit, à peine de prescription, être introduite dans le mois suivant la publication des résultats dans les journaux mentionnés à l’article 2.1 du règlement général.

2.2.2 – Réunion, convocation, quorum et majorité

Le Conseil d’administration se réunit au minimum six fois par an sur convocation de son Président.

En cas d’urgence ou de nécessité entre deux séances, un quart des membres du Conseil d’administration, le Comité exécutif, le Président ou le Gérant peuvent convoquer le Conseil d’administration.

En outre, il se réunit en session spéciale au moins deux fois par an afin de statuer sur les dossiers relatifs aux actions d’aide à la création, à la diffusion du spectacle vivant, au développement de l’éducation artistique et culturelle, et à des actions de formation des artistes relevant directement de ses compétences.

Les convocations sont adressées au moins dix jours à l’avance, par courrier électronique ou postal, sauf impossibilité ou urgence justifiant un délai plus court ou un autre mode de convocation.

Le quorum est atteint dès lors que le tiers des administrateurs est présent et qu’il représente la moitié des voix du Conseil d’administration.

Un administrateur peut se faire représenter par un autre administrateur aux réunions du Conseil d’administration. Le nombre de pouvoirs que peut détenir un administrateur est limité à deux.

Disposition transitoire

Jusqu’à l’Assemblée générale de Juin 2019, le nombre de pouvoirs de représentation que peut détenir un administrateur est limité à trois.

Par exception, le nombre de pouvoir que peut détenir un administrateur pour l’élection des Commissions artistiques de l’article 20.1.3 des statuts, est limité à un.

Sauf dispositions contraires des présents statuts, les délibérations du Conseil sont prises à la majorité des voix des administrateurs présents ou représentés.

Quand le vote porte sur des élections, nominations ou révocations de personnes, il a lieu à bulletins secrets. Sur demande de tout administrateur, le Conseil d’administration pourra décider de voter à bulletins secrets sur tout autre point figurant à son ordre du jour.

En cas de partage des voix, celle du Président – ou en cas d’absence du Président, la voix du président de séance – est prépondérante, hors cas de vote à bulletins secrets.

Il sera dressé un procès-verbal de chaque séance, signé du Président ou du Président de séance, et du Gérant. Les termes des procès-verbaux seront approuvés à la séance suivante et transcrits sur un registre tenu à cet effet.

Le Conseil d’administration peut appeler toute personne en raison de ses compétences particulières à siéger avec voix consultative.

Lorsque des questions concernant la gestion du personnel sont inscrites à l’ordre du jour, un représentant du personnel est convoqué au Conseil d’administration. Il peut également participer aux autres séances du Conseil d’administration sauf en cas de huis clos. Il a voix consultative.

Dispositions transitoires

Jusqu’à l’Assemblée générale de Juin 2019, les administrateurs peuvent se réunir en collège dans les conditions prévues à l’article 2.4.2.3 du Règlement général. Les Collèges ne sont pas décisionnaires, sauf dans le cadre de l’élection des membres des Commissions artistiques, dans les conditions prévues à l’article 20.1 des présents statuts.

Dans tous les cas, un procès-verbal de réunion du Collège est établi pour information du Conseil d’administration.

Article 2.3 – Comité de surveillance

L’appel à candidatures des membres du Comité de surveillance est effectué pendant une durée d’un mois sur le site internet de la société et débute au plus tard quatre mois avant l’expiration de leurs mandats. Les associés sont informés de l’appel par l’envoi de messages électroniques et la publication de l’appel sur tous médias utilisés par la société.

Tout associé satisfaisant aux conditions énoncées à l’article 16 et à l’article 18 des statuts peut se porter candidat.

Le Gérant vérifie, par tout moyen, la validité des candidatures.

Huit jours après la date limite d’envoi des candidatures, le Gérant arrête la liste des candidats.

La société est dégagée de toute responsabilité du fait de la non publication des candidatures reçues après l’arrêt de cette liste.

Il est ensuite ouvert une période de scrutin d’un mois, expirant le dernier jour ouvré précédant la tenue de l’Assemblée générale annuelle, à l’issue de laquelle aucun vote ne peut plus être pris en compte.

La liste des participants au vote est arrêtée deux mois avant la date d’ouverture du scrutin.

Le scrutin et le dépouillement se déroulent selon les conditions prévues pour l’Assemblée générale

Sont élus les candidats qui ont recueilli le plus de suffrages dans la limite des postes à pourvoir.

Dans le cas où plusieurs candidats au poste de membre du Comité de surveillance recueilleraient le même nombre de voix, l’élection se fera par tirage au sort en présence de l’huissier en charge des opérations de vote.

A l’issue du dépouillement, l’huissier en charge des opérations de vote établit un constat indiquant les candidats élus. Ce constat est adressé à la société. Le Gérant publie ensuite les résultats des élections dans les quinze jours suivant le dépouillement.

Aucune irrégularité relative aux élections ne peut être invoquée dès lors qu’elle est couverte au moment où une juridiction est appelée à se prononcer sur celle-ci, ou que celui qui l’invoque n’établit pas qu’elle lui a fait grief.

Toute action concernant la validité du scrutin doit, à peine de prescription, être introduite dans le mois suivant la publication des résultats dans les journaux mentionnés à l’article 2.1 du règlement général.

2.3.1 – Réunions et saisine

Le Comité de surveillance se réunit au minimum quatre fois par an, sur convocation de son Président dans le cadre de l’exercice de ses missions telles que définies à l’article 18 des statuts.

Il se réunit également selon les procédures prévues au présent article, sur saisine d’un associé en application de l’article 9 des statuts, et dans les cas prévus aux articles 18.1.7, 18.1.8 et 18.1.9 des statuts.

Le Comité de surveillance peut demander communication de tous documents ou informations dans le cadre de l’exercice de ses missions, ainsi qu’à entendre le Gérant ou tout membre du Comité de direction sur proposition du Gérant.

2.3.2 – Budget

Pour l’exercice de ses missions, le Comité de surveillance dispose d’une enveloppe budgétaire déterminée par le Conseil d’administration.

2.3.3 – Fonctionnement

Le Comité de surveillance a son siège au sein du siège social de la société, qui met à sa disposition les moyens matériels nécessaires à son fonctionnement.

Le Comité de surveillance ne peut délibérer valablement que si au moins quatre de ses six membres sont présents.

Il élit son Président à bulletins secrets, à la majorité de ses membres, pour la durée de son mandat.

Il statue à la majorité de ses membres présents, avec voix prépondérante du Président du Comité ou, en son absence, du Président de séance en cas de partage des voix.

Le Comité de surveillance ne délibère qu’en l’absence du Gérant et de tout représentant des organes d’administration et de direction de la société.

Le procès-verbal de chaque séance, ainsi que les extraits qui peuvent en être délivrés, sont signés du Président du Comité de surveillance ou, en cas d’absence, par le Président de séance.

Les procès-verbaux sont approuvés au plus tard lors de la séance suivante et sont transcrits dans un registre tenu à cet effet.

2.3.4 – Documents sociaux

Le Comité peut être saisi par un associé auquel est opposé un refus de communication des documents prévus aux articles L. 326-5 et R. 321-17 et R. 321-18 du Code de la propriété intellectuelle.

Il est saisi par lettre recommandée avec avis de réception adressée au Président du Comité de surveillance au siège de la société. Cette saisine doit comporter le descriptif des documents dont la communication ou la consultation a été sollicitée auprès de la société, ainsi que copie du refus opposé par la société.

Dans un délai de 10 jours ouvrés suivant la réception de cette saisine, le Président transmet copie de celle-ci au Gérant de la société, afin qu’il puisse communiquer ses observations dans un délai qui ne sera pas supérieur à 10 jours ouvrés à compter de cette transmission.

A réception des observations de la société, le Président du Comité peut recueillir, le cas échéant, les observations de l’associé à l’origine de sa saisine.

Dans le cas où le Comité serait saisi d’un refus de communication opposé à l’un de ses membres, ce dernier ne participe pas aux délibérations du Comité et ne prend pas part au vote sur l’avis le concernant.

Dans un délai qui ne sera pas supérieur à 30 jours ouvrés à compter de sa saisine, le Comité rendra un avis motivé, qui sera notifié à l’associé, au Gérant et au Conseil d’administration de la société par lettre recommandée avec avis de réception.

2.3.5 – Déclaration annuelle d’intérêt

En cas d’omission ou d’informations erronées, le Comité de surveillance informe le Conseil d’administration et notifie au défaillant qu’il dispose d’un délai d’un mois pour se mettre en conformité et lui en justifier. A défaut, le défaillant est mis en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. A défaut de mise en conformité sous quinzaine de réception de la mise en demeure, le défaillant est suspendu d’office de ses fonctions jusqu’à mise en conformité et la mesure est notifiée au Président du Conseil d’administration ou de l’instance concernée. Le Comité de surveillance peut en outre recommander au Conseil d’administration la révocation définitive du défaillant selon la procédure qui lui est applicable.

Le Comité de surveillance doit obligatoirement informer le Conseil d’administration lorsqu’il engage cette procédure de sanction.

2.3.6 – Déontologie

Tout membre élu ou désigné au sein d’une instance élue, et plus généralement toute personne mandatée par une instance de la société, qui manquerait aux règles de déontologies de la société ou qui n’assisterait pas aux réunions de ladite instance pendant plus d’un an sans motif valable, pourra être suspendu de ses fonctions par le Comité de surveillance.

Le membre susceptible d’être suspendu est avisé au moins un mois avant la réunion du Comité de surveillance, par lettre recommandée avec avis de réception adressée par le Président du Comité de surveillance, des griefs retenus à son encontre.

Il est invité à s’exprimer lors de ladite réunion du Comité de surveillance. Si l’intéressé ne se présente pas devant le Comité de surveillance, la décision prise par ce dernier sera réputée contradictoire, sans préjudice des autres sanctions pouvant être encourues, pouvant aller jusqu’à la révocation selon la procédure qui lui est applicable.

2.3.7 – Membres du Comité de surveillance

Dans le cas où le Comité de surveillance serait appelé à délibérer en application des articles 18.1.7 à 18.1.9 des statuts selon les procédures prévues au présent article sur un de ses membres, le membre concerné ne participe pas aux délibérations du Comité et ne prend pas part au vote sur la décision le concernant.

2.4 – Comité exécutif

2.4.1 – Réunions

Ses réunions ont lieu au moins une fois par mois, sur convocation du Président du Conseil d’administration et à tout autre moment à la diligence de ce dernier ou du Gérant. Toutefois, il pourra décider de ne pas se réunir aux mois de juillet et d’août.

Tout administrateur de la société peut assister aux séances avec voix consultative.

Les Présidents des Commissions statutaires élus en application de l’article L. 324-17 du Code de la propriété intellectuelle participent aux réunions avec voix consultative, au moins deux fois par an, et à chaque fois qu’ils y sont invités.

Le Président du Conseil d’administration peut inviter aux séances toute personne, en raison de ses compétences particulières, à siéger avec voix consultative.

Le quorum est atteint dès lors que les deux tiers des membres sont présents ou représentés, étant précisé que chaque membre présent ne peut être porteur que d’un seul pouvoir.

Les décisions se prennent à la majorité des membres présents ou représentés.

En cas d’égalité des voix, celle du Président, ou en cas d’absence du Président, celle du Président de séance, est prépondérante.

2.4.2 – Membres du Comité exécutif

2.4.2.1 – Le Président

Le Président élu du Conseil d’administration préside le Comité exécutif.

En cas d’empêchement, il est remplacé par l’administrateur en charge du Secrétariat général, et à défaut par le Président de la Commission des finances.

Le Président veille au respect, par le Gérant, de la politique générale de la société et des décisions prises par le Conseil d’administration.

Il peut notamment assister aux réunions des cadres de direction, des Commissions statutaires et ad hoc, et à celles du Comité de suivi.

Il peut déléguer tout pouvoir dont il dispose à tout membre du Comité exécutif de son choix.

Il propose au Conseil d’administration la désignation et la révocation du Gérant.

Son accord préalable est requis sur le recrutement, la nomination ou la décision de mettre un terme au contrat de travail des cadres membres du Comité de direction par le Gérant. En cas de désaccord, la décision est soumise au vote du Conseil d’administration.

2.4.2.2 – Le Vice-président

Le Vice-Président élu du Conseil d’administration a pour mission :

– D’être l’intermédiaire entre les administrateurs et le Comité exécutif, entre les Instances et le Président ;

– De veiller à la transmission des décisions du Comité exécutif et du Conseil d’administration aux services et à leur application par ceux-ci. Il peut s’entretenir avec tout cadre dirigeant ;

– D’examiner les demandes au titre de l’action sociale et de rendre compte des attributions des fonds dédiés au Conseil d’administration.

En outre, il est informé de toutes les questions relatives à la société par le Président et de leurs décisions par les Commissions. A cet effet, il est destinataire de tous leurs ordres du jour et procès-verbaux.

2.4.2.3 – Les autres membres

Les quatre membres du Comité exécutif en charge :

– Des finances ;

– De la perception et de la répartition ;

– De la relation artistes ;

– Des affaires internationales ;

ont pour mission de :

– Convoquer et présider les Commissions du même nom ;

– Participer à l’élaboration des politiques générales afférentes à leur mission en considération des décisions politiques du Conseil d’administration ;

–  Porter à l’ordre du jour des instances concernées tous points qu’ils jugent utile en relation avec leur mission ;

–  Rendre compte et présenter au moins une fois par an, devant le Conseil d’administration et l’Assemblée générale les travaux de leurs Commissions.

L’administrateur en charge de l’action artistique et culturelle a pour mission d’être le lien entre le Conseil d’administration et les Commissions artistiques, et les services en charge de la mise en œuvre des actions au titre de l’article L. 324-17 du Code de la propriété intellectuelle.

Il rend compte au Conseil des travaux des Commissions artistiques et ad hoc lorsque celles-ci ont pour objet les actions au titre de l’article L. 324-17 du Code de la propriété intellectuelle.

Dispositions transitoires

Jusqu’à l’Assemblée générale de Juin 2019, les dispositions ci-après sont applicables aux membres du Comité exécutif :

Le Secrétaire général est en charge des missions du Vice-Président.

Les Secrétaires généraux adjoints l’assistent et le remplacent en cas d’absence à la demande de ce dernier.

Le Trésorier est le Président de la Commission des finances et le Trésorier adjoint assiste le Trésorier et le remplace en cas d’absence.

Les Vice-Présidents représentent la catégorie professionnelle de leur collège au Comité exécutif. Ils réunissent leur collège sur leur initiative ou à la demande d’un tiers au moins des membres de chaque collège, après information préalable au Secrétaire général, et doivent soumettre toute proposition émanant de leur collège pour approbation au Conseil d’administration par l’intermédiaire du Secrétaire général.

Le Secrétaire général, le Gérant et le Délégué général lorsque ce poste est pourvu constitue le Comité de suivi présidé par le Secrétaire général qui le convoque lorsqu’il l’estime nécessaire, après avoir fixé l’ordre du jour.

Les Secrétaires généraux adjoints peuvent, à la demande du Secrétaire général, assister aux réunions du Comité de suivi.

Le Comité de suivi veille à la transmission des décisions du Comité exécutif et du Conseil d’administration aux services et à leur application par ceux-ci. Il peut demander à entendre tout cadre dirigeant.

2.5 – Commissions artistiques

2.5.1 – Élections

L’appel à candidatures des membres des Commissions artistiques est effectué chaque année pendant une durée d’un mois sur le site internet de la société et débute au plus tard deux mois avant l’expiration des mandats des membres appelés à être renouvelés. Les associés sont informés de l’appel par l’envoi de messages électroniques et la publication de l’appel sur tous médias utilisés par la société.

Tout associé satisfaisant aux conditions énoncées à l’article 16 des statuts peut se porter candidat aux Commissions et sièges réservés correspondant à la catégorie artistique définie à l’article 20 à laquelle il appartient.

A peine de nullité, les candidatures doivent respecter ces modalités.

Le Gérant vérifie, par tout moyen, la validité des candidatures et s’assure que la Commission artistique choisie par chaque candidat correspond, au jour de l’arrêt de la liste, à son activité artistique principale réelle, en se référant au besoin notamment, à sa carrière, à la qualité retenue lors de son admission à la société ou aux droits perçus auprès de la société au cours des cinq dernières années. Il peut affecter un candidat à la liste des candidats d’une autre Commission artistique.

Il en informe le candidat concerné.

2.5.2 – Fonctionnement

Le quorum de chaque Commission artistique est atteint dès lors que la moitié des membres convoqués est présente. Les convocations et les dossiers de projets sont adressées à chaque Commission par la société dans un délai raisonnable avant la prochaine réunion.

Les décisions de ces Commissions sont prises à main levée à la majorité simple des membres présents. Chaque membre présent prend part au vote pour accepter ou refuser le projet présenté. En cas d’égalité des voix, un deuxième tour à bulletins secrets est effectué. Si l’égalité persiste à l’issue du second tour, le projet est accepté.

Chaque membre s’engage à respecter les règles de déontologie définies à l’article 5.1 du règlement général et pouvant être complétées par le Conseil d’administration.

Si un membre a un intérêt direct ou indirect dans un projet présenté à la Commission, le vote s’effectue dans les conditions prévues à l’article 5.1 du règlement général.

Les administrateurs doivent appliquer et faire respecter les principes de la politique de la société au sein de la Commission.

2.6 – Les Commissions techniques

Les Commissions se réunissent sur convocation de leur Président avec communication de son ordre du jour dans un délai raisonnable avant la réunion.

Les Commissions ne peuvent valablement siéger qu’en présence de leur Président ou à défaut d’un membre désigné par celui-ci si sa désignation n’est pas autrement prévue par les statuts ou le règlement général.

Le quorum pour les décisions et avis des Commissions composées de six membres est atteint dès lors que quatre de leurs membres sont présents. En cas de composition autre le quorum est atteint dès lors que la majorité des membres est présente.

Les décisions et avis des Commissions sont adoptés à la majorité des membres présents.

Une Commission peut inviter à siéger avec voix consultative à ses séances toute personne en raison de ses compétences particulières.

Elle peut se faire assister par les responsables des services sur lesquels portent ses travaux. Ils n’ont pas voix délibérative et sont désignés par le Directeur général ou à défaut le Gérant.

Lorsqu’une Commission est décisionnaire, chaque décision prise à l’unanimité est définitive après agrément du Gérant et du Président du Conseil d’administration.

Le Gérant ou le Président peuvent toutefois décider de soumettre cette décision à l’approbation du Conseil d’administration.

A défaut d’unanimité ou d’agrément, la Commission transmet son avis motivé au Conseil d’administration pour décision.

La décision de la Commission prend effet :

– Soit à l’issue de l’agrément de la décision par le Gérant et le Président du Conseil d’administration ;

– Soit à l’issue de l’approbation par le Conseil d’administration dans le cas où cette décision lui serait soumise.

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